Prohlášení o ochraně osobních údajů GDPR

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Ve věcech ochrany osobních údajů je možné správce kontaktovat
prostřednictvím e-mailu
info@spolek.ai.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

V závislosti na tom, jakým způsobem web a naše služby používáte,
můžeme zpracovávat zejména:

• jméno a příjmení,
• obchodní firmu nebo název organizace,
• pracovní pozici,
• e-mailovou adresu,
• telefonní číslo,
• údaje uvedené v kontaktním nebo rezervačním formuláři,
• datum a čas rezervované konzultace,
• obsah e-mailové, telefonické nebo jiné komunikace,
• informace o vašem projektu, podnikání, webu, e-shopu nebo marketingu,
• obsah zpráv zadaných do AI chatu nebo kontaktního chatbota,
• dokumenty a soubory, které nám dobrovolně nahrajete nebo zašlete,
• životopis, portfolio a další údaje související s případnou pracovní nebo obchodní spoluprací,
• IP adresu, údaje o zařízení, operačním systému a internetovém prohlížeči,
• údaje o návštěvnosti, pohybu na webu, zobrazených stránkách a reakcích na reklamu,
• identifikátory uložené prostřednictvím cookies a podobných technologií,
• technické a bezpečnostní záznamy serveru.

Web neumožňuje přímou online objednávku ani platbu za služby.
Prostřednictvím webu proto nezpracováváme čísla platebních karet ani
přihlašovací údaje k bankovnímu účtu.

3. Kontaktní formulář a běžná komunikace

Pokud nás kontaktujete prostřednictvím formuláře, e-mailu, telefonu,
sociálních sítí nebo jiným způsobem, zpracováváme údaje, které nám
sdělíte, za účelem:

• odpovědi na váš dotaz,
• posouzení vašeho požadavku,
• přípravy nabídky,
• jednání o případné spolupráci,
• evidence předchozí komunikace,
• ochrany našich práv a oprávněných zájmů.

Právním základem je provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši
žádost podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR nebo oprávněný zájem správce
podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Údaje z běžných poptávek uchováváme zpravidla nejdéle
12 měsíců od poslední komunikace, pokud nedojde
k uzavření smlouvy nebo neexistuje jiný důvod k jejich delšímu uchování.

4. Rezervace online konzultace

Při rezervaci online konzultace zpracováváme zejména:

• jméno,
• e-mail,
• telefonní číslo, pokud jej zadáte,
• název firmy nebo projektu,
• zvolený termín,
• obsah poznámky k rezervaci,
• technické informace potřebné pro správné vytvoření rezervace.

Údaje používáme pro:

• vytvoření a správu rezervace,
• zaslání potvrzení a organizačních informací,
• změnu nebo zrušení termínu,
• uskutečnění konzultace,
• navazující komunikaci.

Právním základem je provedení opatření před uzavřením smlouvy nebo
plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Rezervační údaje uchováváme zpravidla po dobu
12 měsíců od uskutečnění nebo zrušení konzultace,
pokud z komunikace nevznikne další smluvní vztah.

5. Newsletter a obchodní sdělení

Pokud se přihlásíte k odběru newsletteru, zpracováváme zejména:

• e-mailovou adresu,
• případně jméno,
• datum a způsob udělení souhlasu,
• informace o přihlášení a odhlášení,
• technické informace o doručení, otevření nebo reakci na zprávu, pokud je tato funkce používána.

Newsletter zasíláme na základě vašeho souhlasu podle čl. 6 odst. 1
písm. a) GDPR.

Souhlas můžete kdykoliv odvolat:

• prostřednictvím odkazu pro odhlášení v každém newsletteru,
• zasláním požadavku na info@spolek.ai.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost předchozího zpracování.

Údaje používáme do odvolání souhlasu. Informaci potřebnou k doložení,
že byl souhlas řádně udělen nebo odvolán, můžeme následně uchovávat
nejdéle 3 roky, pokud je to nutné pro ochranu našich práv.

Poskytnutí souhlasu s newsletterem je dobrovolné a není podmínkou
využití ostatních služeb.

6. Google Analytics

Web může používat službu Google Analytics pro měření
návštěvnosti a vyhodnocování způsobu používání webu.

Po udělení souhlasu mohou být zpracovávány zejména:

• IP adresa nebo její zkrácená podoba,
• identifikátory cookies,
• informace o zařízení a prohlížeči,
• přibližná zeměpisná poloha,
• navštívené stránky,
• čas návštěvy,
• zdroj návštěvy,
• interakce s jednotlivými částmi webu.

Právním základem je souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Google Analytics se nesmí aktivovat před udělením souhlasu
s analytickými cookies. Souhlas je možné kdykoliv změnit nebo odvolat
prostřednictvím nastavení cookies na webu.

Údaje na úrovni uživatelů a událostí jsou uchovávány podle nastavení
služby Google Analytics, nejdéle 14 měsíců.

7. Google Ads a měření konverzí

Web může používat služby Google Ads, včetně měření
konverzí a remarketingových funkcí.

Po udělení souhlasu mohou být zpracovávány informace o tom:

• z jaké reklamy jste na web přišli,
• jaké stránky jste navštívili,
• zda jste odeslali formulář nebo provedli jinou měřenou akci,
• jaké zařízení a prohlížeč používáte,
• jaký reklamní identifikátor nebo cookie vám byly přiřazeny.

Účelem je měření výsledků reklamních kampaní, omezení opakovaného
zobrazování reklamy a zobrazování relevantnější reklamy.

Právním základem je váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Google Ads a související reklamní cookies se aktivují pouze po souhlasu
s marketingovými cookies.

8. Meta Pixel

Web může používat nástroj Meta Pixel poskytovaný
společností Meta pro měření výsledků reklam zobrazovaných na platformách
Facebook a Instagram.

Po udělení souhlasu mohou být zpracovávány zejména:

• IP adresa,
• informace o zařízení a prohlížeči,
• identifikátory cookies,
• navštívené stránky,
• čas a způsob interakce s webem,
• informace o odeslání formuláře nebo jiné konverzi,
• údaje potřebné pro vytváření reklamních publik, pokud je tato funkce používána.

Právním základem je souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Meta Pixel se nesmí aktivovat před udělením souhlasu s marketingovými
cookies. Meta může při následném zpracování údajů vystupovat jako
samostatný správce.

9. Vložená videa a obsah třetích stran

Na webu mohou být vložena videa YouTube nebo jiný obsah poskytovaný
třetími stranami.

Při načtení takového obsahu může jeho poskytovatel získat zejména:

• IP adresu,
• informace o zařízení a prohlížeči,
• informace o navštívené stránce,
• identifikátory cookies,
• údaje o přehrávání videa a dalších interakcích,
• informace o přihlášeném účtu uživatele u daného poskytovatele.

Externí obsah, který není technicky nezbytný, se načte až po udělení
odpovídajícího souhlasu.

Pokud souhlas neudělíte, může se místo videa zobrazit pouze zástupný
prvek s možností obsah dodatečně povolit.

10. AI chat a kontaktní chatbot

Při používání AI chatu nebo kontaktního chatbota můžeme zpracovávat:

• obsah vašich zpráv,
• kontaktní údaje, které do konverzace zadáte,
• informace o vašem projektu nebo požadavku,
• technické údaje o relaci a zařízení,
• historii komunikace potřebnou pro návaznost konverzace.

Účelem je:

• zodpovězení dotazu,
• základní orientace v nabízených službách,
• příprava podkladů pro konzultaci,
• předání požadavku odpovědné osobě,
• zlepšování funkčnosti a bezpečnosti chatu.

Právním základem je podle povahy komunikace provedení opatření před
uzavřením smlouvy, oprávněný zájem na vyřízení dotazu nebo váš souhlas.

Záznamy z chatu uchováváme zpravidla nejdéle
12 měsíců, pokud nevedou k další smluvní spolupráci.

Do chatu nevkládejte hesla, přístupové klíče, platební údaje,
zdravotní informace ani jiné citlivé údaje.

Výstup AI chatu má informační nebo pomocný charakter. Na základě
komunikace v chatu neprovádíme rozhodování, které by vůči vám mělo
právní nebo obdobně významné účinky výhradně automatizovaným způsobem.

11. Nahrávání souborů a firemních dat

Pokud prostřednictvím webu, e-mailu, formuláře nebo chatu nahrajete
soubory, můžeme zpracovávat:

• obsah dokumentů,
• firemní a projektové podklady,
• grafické, technické nebo marketingové materiály,
• databázové exporty,
• osobní údaje uvedené v dokumentech,
• metadata souborů.

Údaje zpracováváme pouze za účelem posouzení požadavku, zpracování
nabídky, provedení konzultace nebo poskytnutí sjednané služby.

Právním základem je provedení opatření před uzavřením smlouvy nebo
plnění smlouvy.

Soubory uchováváme pouze po dobu nezbytnou k vyřízení požadavku nebo
plnění smlouvy, zpravidla nejdéle
12 měsíců po skončení komunikace nebo spolupráce,
pokud není dohodnuta jiná doba nebo není další uchování nutné
z právních důvodů.

Pokud soubory obsahují osobní údaje jiných osob, odpovídá osoba,
která je poskytla, za to, že je oprávněna je správci předat.

V případech, kdy pro klienta zpracováváme osobní údaje jeho zákazníků,
zaměstnanců nebo jiných osob výhradně podle jeho pokynů, můžeme
vystupovat jako zpracovatel osobních údajů.
Podmínky takového zpracování mají být upraveny samostatnou smlouvou
nebo zpracovatelskou doložkou.

12. Životopisy a nabídky spolupráce

Pokud nám zašlete životopis, portfolio nebo nabídku pracovní či jiné
spolupráce, můžeme zpracovávat:

• identifikační a kontaktní údaje,
• informace o vzdělání a praxi,
• pracovní historii,
• ukázky práce,
• informace uvedené v životopisu nebo průvodní zprávě.

Údaje používáme pro posouzení možné spolupráce a vzájemnou komunikaci.

Právním základem je provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši
žádost.

Pokud ke spolupráci nedojde, údaje zpravidla vymažeme nejpozději do
6 měsíců od ukončení jednání.

Pro případné budoucí nabídky můžeme údaje uchovávat nejdéle
2 roky, ale pouze na základě samostatného souhlasu,
který můžete kdykoliv odvolat.

13. Technické údaje a zabezpečení webu

Při návštěvě webu jsou automaticky zaznamenávány některé technické
údaje, například:

• IP adresa,
• datum a čas požadavku,
• požadovaná adresa stránky,
• typ zařízení a prohlížeče,
• chybová hlášení,
• informace o podezřelém nebo škodlivém provozu.

Tyto údaje zpracováváme za účelem:

• zabezpečení webu,
• odhalování útoků a zneužití,
• řešení technických chyb,
• zajištění dostupnosti a stability služby.

Právním základem je oprávněný zájem správce podle čl. 6 odst. 1
písm. f) GDPR.

Serverové a bezpečnostní záznamy uchováváme zpravidla nejdéle
90 dnů, pokud konkrétní bezpečnostní incident
nevyžaduje delší uchování.

14. Cookies

Web používá cookies a podobné technologie.

14.1 Nezbytné cookies

Tyto cookies jsou nutné pro technické fungování webu, bezpečnost,
správné zobrazení stránky, správu souhlasu a fungování formulářů.
Pro jejich použití není vyžadován souhlas.

14.2 Analytické cookies

Používají se pro měření návštěvnosti a vyhodnocování používání webu.
Aktivují se pouze na základě souhlasu.

14.3 Marketingové cookies

Používají se pro měření reklamy, remarketing a zobrazování
relevantnějších reklam. Aktivují se pouze na základě souhlasu.

14.4 Cookies externího obsahu

Mohou být používány například při přehrávání videí YouTube nebo
zobrazení jiného externího obsahu. Aktivují se pouze na základě
souhlasu, pokud nejsou technicky nezbytné.

Konkrétní seznam cookies, jejich poskytovatelů, účelů a dob platnosti
je uveden v aktuálním nastavení cookie lišty.

Souhlas je možné kdykoliv odvolat nebo změnit prostřednictvím odkazu
Nastavení cookies, který je dostupný na webu i po
zavření cookie lišty.

15. Příjemci a zpracovatelé údajů

K osobním údajům mohou mít v nezbytném rozsahu přístup zejména:

• poskytovatel webhostingu a e-mailových služeb,
• správce a technický administrátor webu,
• poskytovatelé rezervačního systému,
• poskytovatel newsletterové služby,
• poskytovatel AI chatu nebo chatbota,
• poskytovatelé analytických a reklamních služeb,
• dodavatelé IT, bezpečnostních, účetních nebo právních služeb,
• orgány veřejné moci, pokud předání vyžaduje právní předpis.

Hosting a e-mailové služby jsou poskytovány prostřednictvím služby
Websupport. Poskytovatel hostingu vystupuje při
zpracování zákaznických dat jako zpracovatel osobních údajů.

Mezi příjemce mohou podle používaných funkcí patřit také společnosti
skupiny Google a společnost Meta Platforms Ireland Limited.

16. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří poskytovatelé analytických, reklamních, video nebo AI služeb
mohou osobní údaje zpracovávat také mimo Evropský hospodářský prostor,
zejména ve Spojených státech amerických.

Předávání může probíhat zejména na základě:

• rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně,
• EU–USA Data Privacy Framework,
• standardních smluvních doložek,
• dalších záruk podle článků 45 až 49 GDPR.

Přesto může být úroveň ochrany a právní prostředí ve třetí zemi
odlišné od prostředí Evropské unie.

17. Povinnost poskytnout údaje

Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné.

Bez údajů označených jako povinné však nemusí být možné:

• odeslat kontaktní formulář,
• odpovědět na dotaz,
• vytvořit rezervaci,
• připravit nabídku,
• provést konzultaci,
• posoudit zaslaný dokument nebo životopis.

Souhlas s analytickými a marketingovými cookies ani odběrem newsletteru
není podmínkou použití základních funkcí webu.

18. Zabezpečení osobních údajů

Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření s cílem
chránit osobní údaje před:

• neoprávněným přístupem,
• ztrátou,
• zneužitím,
• změnou,
• zveřejněním,
• zničením.

Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej potřebují pro
plnění svých úkolů, a poskytovatelé, kteří jsou vázáni smluvními
nebo zákonnými povinnostmi ochrany údajů.

Žádný systém však nelze považovat za absolutně bezpečný. Při zasílání
zvlášť důvěrných dokumentů doporučujeme předem dohodnout bezpečný způsob
jejich předání.

19. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte podle okolností právo:

• získat informace o zpracování,
• požadovat přístup ke svým osobním údajům,
• požadovat opravu nepřesných údajů,
• požadovat doplnění neúplných údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů,
• požadovat omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• získat údaje ve strukturovaném a strojově čitelném formátu, pokud jsou splněny podmínky přenositelnosti,
• odvolat souhlas,
• nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, pokud by mělo právní nebo obdobně významné účinky,
• podat stížnost u dozorového úřadu.

Rozsah jednotlivých práv závisí na právním základu a konkrétních
okolnostech zpracování.

20. Jak svá práva uplatnit

Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím e-mailu:
info@spolek.ai.

V žádosti uveďte, jaké právo chcete uplatnit a jakého zpracování
se žádost týká.

Před vyřízením žádosti můžeme přiměřeným způsobem ověřit vaši totožnost,
aby nedošlo k předání nebo výmazu údajů neoprávněné osobě.

21. Stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu:

22. Změny tohoto prohlášení

Toto prohlášení může být přiměřeně aktualizováno zejména při:

• změně používaných služeb,
• změně způsobu zpracování osobních údajů,
• změně poskytovatelů,
• změně právních předpisů nebo výkladu dozorových orgánů.

Aktuální verze bude vždy zveřejněna na webových stránkách
spolek.ai s uvedením data účinnosti.